Что такое бюджет проекта и как правильно его составить

Чтобы успешно вести проекты и приводить их к результату, нужно правильно управлять расходами. Грамотно составленный бюджет помогает избежать лишних трат, укладываться в сроки и предугадывать риски.


В статье разбираем, чем отличаются бюджет проекта от финансовой сметы, как его разработать и в чем причины роста издержек. Также рассмотрим структуру бюджета успешного проекта, как его контролировать и каких ошибок стоит избегать.

На практике процесс для IT-компаний выглядит следующим образом. На старте проекта исполнитель оценивает его стоимость, используя либо опыт прошлых разработок, либо основываясь на экспертных оценках. Далее формируется коммерческое предложение, которое согласовывают с заказчиком до достижения договоренностей. Затем формируется план, бюджет проекта, устанавливаются дедлайны, графики оплат и просчитываются риски.

Бюджетирование проекта формируется в два основных этапа — планирование общих затрат, а после запуска работ — планирование детальных издержек.

Пример: заказчик обращается в строительную компанию с запросом на возведение бизнес-центра. Менеджер проекта выясняет основные требования: площадь здания, количество этажей, используемые материалы и сроки выполнения. После этого предварительно оценивается бюджет и обсуждаются условия. Если стороны приходят к соглашению, менеджер разрабатывает детальный план строительства.

Если детально рассматривать работу менеджера проектов, то она состоит из следующих этапов:

1. Поиск заинтересованных сторон. Обычно это люди, которые будут пользоваться реализованным проектом — например, при строительстве бизнес-центра это арендаторы и представители местных властей. Чтобы понять, как успешно построить БЦ, менеджер проекта проводит интервью с заказчиком и другими заинтересованными сторонами.
2. Сбор требований. Специалист в ходе интервью должен собрать обратную связь от заказчиков — что они хотят получить в итоге, в каком виде и в каком объеме. Так в примере выше нужно собрать требования к дизайну, оснащению здания, планировке этажей, расположению лифтов, размеру парковки и другие. Также важно спросить, на какие сроки и бюджет проекта рассчитывают заказчики.
3. Оценка ресурсов. На этом этапе нужно выяснить, какие ресурсы и в каком объеме понадобятся для выполнения заказа. Например, нужна рабочая сила — строители, архитекторы, инженеры, дизайнеры, подрядчики, а также оборудование и строительные материалы.
4. Исследование рынка. Менеджер должен проанализировать рынок, чтобы найти подходящие материалы и инструменты. Нужно сравнить стоимость и качество товаров от поставщиков и найти оптимальные варианты. А чтобы привлечь надежных рабочих, важно взаимодействовать с HR-отделом.
5. Оценка сроков выполнения работ. Менеджеру необходимо определить с командой проектировщиков и строителей сроки для каждого этапа работ. К примеру, закладка фундамента может занять от трех недель, возведение этажей — два месяца, а проложение внутренних инженерных систем — до двух месяцев. Затем продолжительность работ суммируется, чтобы получить точные сроки сдачи проекта.
6. Определение рисков. Чтобы корректно составить план бюджета проекта, нужно заложить дополнительные время и деньги на случай непредвиденных обстоятельств. В случае со строительством стоит учитывать возможные проблемы из-за погодных условий или рост цен из-за инфляции.

По итогам этапов разработки проекта формируется итоговая стоимость работ, которая меняется только после согласования с заказчиком. Не стоит часто менять финансовую смету проекта, потому что это может негативно сказаться на оценке профессионализма менеджера. А стать эффективным и востребованным специалистом можно с помощью курса «Профессия менеджер проектов» от ProductStar, который подойдет как новичкам, так и опытным проджектам.

Строгий контроль бюджета проекта не всегда приводит к идеальному результату — иногда исполнители и заказчики могут сталкиваться с издержками. Перечислим основные причины, из-за которых у менеджера проектов возникают дополнительные расходы:

• Изменение объема работ. Это самая распространенная причина увеличения издержек проекта. Иногда заказчики могут потребовать внести дополнительные этапы в работу, что приводит к большим тратам.
• Непредвиденные обстоятельства. Есть форс-мажорные ситуации, которые невозможно предугадать, — например, задержки в поставках и экстремальные погодные условия. Чтобы снизить их влияние на бюджет и сроки, нужно обязательно закладывать дополнительные время и деньги, из-за которых растут итоговые издержки.
• Проблемы в управлении проектом. Качественное управление бюджетом проекта также зависит от четкой координации между командами и наличия опытных специалистов в штате.
• Изменения в стоимости ресурсов. Инфляция и изменение цен на материалы и оборудование, а также другие независящие от менеджера проектов обстоятельства могут спровоцировать рост издержек.

Опытный менеджер проектов должен учитывать эти распространенные причины возможных трат, чтобы успешно завершить проект. Больше информации о том, какими навыками должен обладать проджект-менеджер и чем он отличается от продакта, ищите в этой статье.

Зарплаты сотрудникам — это основная графа затрат при управлении бюджетированием проекта, которая доходит до 90% всех расходов. Сюда нужно включить:

• дополнительные бонусы — за переработки, ночные смены, также не стоит забывать о перерасчете зарплаты с учетом инфляции;
• страховые взносы и НДФЛ;
• обучение и развитие персонала — тренинги и корпоративные мероприятия.

Менеджер проекта должен понимать, как составить бюджет проекта так, чтобы избежать перерасхода ресурсов, задержек или даже заморозки проектов. Для этого перечислим главные ошибки при составлении проекта, которые не стоит повторять:

• Переоценка бюджета и ресурсов. Обязательно нужно закладывать в расходы непредвиденные траты, предусматривать возможное повышение цен и учитывать инфляцию. Особенно, если работы длятся несколько лет.
• Неверная оценка будущей прибыли. Одна из задач менеджера проектов — это реалистичное предсказание будущей прибыли, особенно если проект является коммерческим.
• Ограниченный бюджет. Зачастую заказчики выдают определенную сумму денег до окончательного завершения планирования работ, что в долгосрочной перспективе может стать главной проблемой проекта.

Сжатые сроки, отсутствие отчетности, недостаток квалифицированных специалистов, а также недостаточно детализированный план работ могу привести к снижению качества итогового продукта или даже провалу предприятия. Поэтому не стоит игнорировать вышеперечисленные ошибки — вместо этого начните относиться к бюджетированию как к ключевому этапу планирования проекта.