Работа с Гугл-таблицами для чайников: основные операции

Чтобы начать работу с Google Sheets, для начала нужно войти в свой аккаунт Google. Далее — зайти в гугл-диск или же сразу перейти на страницу Google Документы. На главной выбрать: «Таблицы» → «Пустая таблица». Если же вам не нужен пустой шаблон, то можете нажать на один из предложенных. Например, список дел, бюджет, ежедневник, трекер инвестиций и т. д.

Интерфейс гугл-таблиц очень схож с привычным многим Microsoft Excel, поэтому функционал тоже будет идентичным. Есть несколько способов, с помощью которых можно перенести файл с таблицей в Google Sheets:

1. На пустой странице нажмите «Файл» → «Открыть». Далее перейдите в «Загрузку» и перенесите в нее нужный вам документ с таблицей.

В онлайн-приложении есть несколько вариантов меню: верхнее (оно же основное) и нижнее, строка функций и панель инструментов.

Верхнее меню

• «Файл» — здесь можно открывать, импортировать, скачивать, переименовывать документ и делиться доступом с другими пользователями.
• «Правка» — с ее помощью можно отменить или повторить последние действия, вставлять и копировать элементы.
• «Вид» — благодаря ему можно настраивать формулы и отображение меню, менять масштаб и переводить таблицу в полноэкранный режим (без панели инструментов и меню).
• «Вставка» — название этого элемента меню говорит за себя. Здесь можно добавить ячейки, строки, столбцы диаграмму, изображение, эмодзи и т. д.
• «Формат» — тут можно изменить тему, размер шрифта, отступов и многое другое.
• «Данные» — позволяют создавать фильтр, делать сортировку, настраивать диапазоны и функции.
• «Инструменты» — этот мини-помощник может проверить написание текста, настроить уведомления и автозаполнение.
• «Расширение» — помогает установить дополнения, записать макросы и добавить другие внешние расширения.
• «Справка» — это подсказка по работе с гугл-таблицей, здесь можно пройти обучение и ознакомиться с документацией.

Панель инструментов

Находится прямо под верхним меню. Панель инструментов — главный функционал, которым пользуются чаще всего.

Представим ситуацию: вы создаете отчетность в таблице и у вас внезапно вырубается ноутбук, и таблица… сохраняется! В отличие от Excel, в Google вы не потеряете файлы, с которыми работали, ведь они автоматически загружаются на гугл-диск.

Также все изменения и правки в файле можно посмотреть. Это удобная функция на случай, если кто-то из пользователей документа что-то снесет. Чтобы ей воспользоваться, нужно нажать на значок часов сверху таблички.

Если вам нужно объединить рядом стоящие ячейки, то выделите их на панели инструментов выберите «Объединить ячейки».

• Столбец. Если вам нужно выделить полностью столбец, то вверху таблицы нажмите нужную вам букву столбца — A, B, C, D и т. д. После при нажатии правой кнопки мыши перед вами появится окно с функциями, подобными тем, что мы показывали в ячейках.
• Строка. Работа с ней похожа на взаимодействие со столбцом. Слева выберите строку и нужную вам функцию.

Нужно закрепить какую-то строку, чтобы она не двигалась при изменениях? Тогда нажмите «Вид» → «Закрепить» и укажите количество ячеек для закрепления.

Также вы можете перемещать строки и столбцы. Для этого выберите нужное вам, а потом нажмите «Правка» → «Переместить». По такой же схеме работает и удаление строки или столбца.

Сортировка и фильтрация данных в таблице

• Сортировка. С помощью нее можно организовать столбцы в нужном вам порядке. Сортировать данные можно по возрастанию, убыванию, а также по буквам.

Важно: если вы сортируете данные по алфавиту, то вместе с ними будут отсортированы и числа. Чтобы этого избежать, перейдите в верхнем меню в «Данные» и выберите сортировку по нужному диапазону. Далее ставим галку в появившемся окне рядом с «Данные со строкой заголовка» и нажимаем «Сортировать».

• Фильтрация. Благодаря ей можно быстро найти нужную информацию. Для удобства вы можете задать нужные вам условия. Перейдите в «Данные» → «Создать фильтр» и настройте условия. Все, что не будет им соответствовать, скроется при фильтрации.

Работа со ссылками
Если вам нужно прикрепить ссылку на текст в таблице, можно воспользоваться одним из способов:

1. Выделить текст в ячейке и нажать значок ссылки, в который добавляем ссылку на сайт.

2. Ввести формулу =ГИПЕРССЫЛКА(ссылка; [текст ссылки])

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Здесь все просто — чтобы что-то убрать, нужно выделить это и нажать «Удалить столбцы» или «Удалить строки». По аналогии можно их скрыть или очистить от данных.

Условное форматирование

С помощью форматирования можно изменить то, как выглядят ячейки: шрифт и его размер, выравнивание текста, цвет, заливку и т. д. Чтобы увидеть все возможности этого инструмента, перейдите в «Формат» на панели инструментов и настройте внешний вид данных.

Условное форматирование помогает быстро найти ячейки с нужными вам данными. Например, если в ячейке есть фраза «КУПЛЕНО», то в ней изменится цвет заливки,

Создание диаграмм и графиков

В таблице можно не только показывать данные, но и визуализировать их — с диаграммами и графиками. Чтобы их построить прямо в таблице, перейдите в «Вставка» на панели инструментов и выберите «Диаграмма».

Функции и формулы в гугл-таблицах полностью соответствуют тем, что есть в Microsoft Excel.

Посмотреть все функции гугл-таблицы можно в «Справке» на панели инструментов. Все функции и формулы образуются по схеме:

• поставить в ячейку =
• вбить название функции СУММ, СУММЕСЛИ, СРЗНАЧ, как только вы будете вбивать первые буквы функции — таблица сама предложит вам подходящую формулу
• ввести данные по формуле
• нажать Enter

Ускорить работу с таблицами помогут горячие клавиши. Собрали популярные из них в таблице.

В гугл-таблице удобно работать вместе с другими пользователями — для этого нужно настроить совместный доступ. Чтобы это сделать, нажмите кнопку «Настройка доступа» в правом верхнем углу таблицы. Затем выберите права, которые получит пользователь, перейдя по ссылке.

• «Читатель» — с таким доступом можно только просматривать данные.
• «Комментатор» — смотреть и комментировать.
• «Редактор» — вносить изменения в документ.