Сегодня Google Sheets — незаменимый помощник для многих. В нем можно собирать данные для отчетности, вести семейный бюджет или планировать дела для поездки. Также удобно то, что здесь могут работать несколько людей одновременно через общий доступ.
Для гугл-таблиц не нужно что-то скачивать, а пользоваться ими проще и удобнее, чем Microsoft Excel. Сегодня рассказываем, как поэтапно работать с этим инструментом: вы узнаете об основных операциях в Google-таблицах, функциях, формулах и горячих клавишах.
Как создать Google-таблицу
Чтобы начать работу с Google Sheets, для начала нужно войти в свой аккаунт Google. Далее — зайти в гугл-диск или же сразу перейти на страницу Google Документы. На главной выбрать: «Таблицы» → «Пустая таблица». Если же вам не нужен пустой шаблон, то можете нажать на один из предложенных. Например, список дел, бюджет, ежедневник, трекер инвестиций и т. д.
На главной экране вы также увидите таблицы, с которыми работали ранее.
Как таблицу Excel перенести в Google
Интерфейс гугл-таблиц очень схож с привычным многим Microsoft Excel, поэтому функционал тоже будет идентичным. Есть несколько способов, с помощью которых можно перенести файл с таблицей в Google Sheets:
На пустой странице нажмите «Файл» → «Открыть». Далее перейдите в «Загрузку» и перенесите в нее нужный вам документ с таблицей.
2. Перейдите в гугл-диск и сначала перенесите файл в него. Далее документ автоматически переформатируется в формат таблицы и вы сможете с ним работать в Google Sheets.
Если же после работы с таблицей вы захотите скачать ее обратно на компьютер, то сделать это можно в таких форматах, как XLSX, .csv, .tsv, .ods, .html и .pdf.
Интерфейс Google-таблиц
В онлайн-приложении есть несколько вариантов меню: верхнее (оно же основное) и нижнее, строка функций и панель инструментов.
Верхнее меню
«Файл» — здесь можно открывать, импортировать, скачивать, переименовывать документ и делиться доступом с другими пользователями.
«Правка» — с ее помощью можно отменить или повторить последние действия, вставлять и копировать элементы.
«Вид» — благодаря ему можно настраивать формулы и отображение меню, менять масштаб и переводить таблицу в полноэкранный режим (без панели инструментов и меню).
«Вставка» — название этого элемента меню говорит за себя. Здесь можно добавить ячейки, строки, столбцы диаграмму, изображение, эмодзи и т. д.
«Формат» — тут можно изменить тему, размер шрифта, отступов и многое другое.
«Данные» — позволяют создавать фильтр, делать сортировку, настраивать диапазоны и функции.
«Инструменты» — этот мини-помощник может проверить написание текста, настроить уведомления и автозаполнение.
«Расширение» — помогает установить дополнения, записать макросы и добавить другие внешние расширения.
«Справка» — это подсказка по работе с гугл-таблицей, здесь можно пройти обучение и ознакомиться с документацией.
Панель инструментов
Находится прямо под верхним меню. Панель инструментов — главный функционал, которым пользуются чаще всего.
Вот наиболее популярные кнопки панели инструментов:
отменить или повторить действие;
распечатать файл;
копировать форматирование;
изменить масштаб;
заменить шрифт и его размер;
настроить выравнивание, поворот и перенос текста;
корректировать фильтры и функции.
Строка функций
Она располагается под панелью инструментов. В строку функций вносятся формулы для математических расчетов. Если же вы просто нажмете на любую ячейку с цифрами или текстом — они отобразятся в этой строке.
Нижнее меню
Здесь располагаются листы документа. Их можно переименовывать, двигать, а также создавать новые, нажав на «+».
В правом нижнем углу есть элемент со знаком стрелки. При нажатии на него открывается боковая панель — в ней можно настроить календарь и задачи, получить быстрый доступ к картам, контактам и Google Keep.
Как посмотреть историю изменений
Представим ситуацию: вы создаете отчетность в таблице и у вас внезапно вырубается ноутбук, и таблица… сохраняется! В отличие от Excel, в Google вы не потеряете файлы, с которыми работали, ведь они автоматически загружаются на гугл-диск.
Также все изменения и правки в файле можно посмотреть. Это удобная функция на случай, если кто-то из пользователей документа что-то снесет. Чтобы ей воспользоваться, нужно нажать на значок часов сверху таблички.
После нажатия на значок справа откроется окно со всеми изменениями — с датой и пользователем. Нажав на них, можно «откатить» документ до предыдущей версии. Но важно понимать, что внесенные после этой версии изменения автоматически сотрутся.
Операции с таблицами
Работа с ячейками, столбцами и строками
Ячейка — одна из главных частей документа, которая хранит в себе информацию для подсчета. Чтобы внести число или формулу в ячейку, нужно кликнуть на нее два раза. А для работы с ней — вырезания, копирования, вставки — необходимо нажать правую кнопку мыши.
Если вам нужно объединить рядом стоящие ячейки, то выделите их на панели инструментов выберите «Объединить ячейки».
Столбец. Если вам нужно выделить полностью столбец, то вверху таблицы нажмите нужную вам букву столбца — A, B, C, D и т. д. После при нажатии правой кнопки мыши перед вами появится окно с функциями, подобными тем, что мы показывали в ячейках.
Строка. Работа с ней похожа на взаимодействие со столбцом. Слева выберите строку и нужную вам функцию.
Нужно закрепить какую-то строку, чтобы она не двигалась при изменениях? Тогда нажмите «Вид» → «Закрепить» и укажите количество ячеек для закрепления.
Также вы можете перемещать строки и столбцы. Для этого выберите нужное вам, а потом нажмите «Правка» → «Переместить». По такой же схеме работает и удаление строки или столбца.
Сортировка и фильтрация данных в таблице
Сортировка. С помощью нее можно организовать столбцы в нужном вам порядке. Сортировать данные можно по возрастанию, убыванию, а также по буквам.
Важно: если вы сортируете данные по алфавиту, то вместе с ними будут отсортированы и числа. Чтобы этого избежать, перейдите в верхнем меню в «Данные» и выберите сортировку по нужному диапазону. Далее ставим галку в появившемся окне рядом с «Данные со строкой заголовка» и нажимаем «Сортировать».
Фильтрация. Благодаря ей можно быстро найти нужную информацию. Для удобства вы можете задать нужные вам условия. Перейдите в «Данные» → «Создать фильтр» и настройте условия. Все, что не будет им соответствовать, скроется при фильтрации.
Работа со ссылками
Если вам нужно прикрепить ссылку на текст в таблице, можно воспользоваться одним из способов:
Выделить текст в ячейке и нажать значок ссылки, в который добавляем ссылку на сайт.
2. Ввести формулу =ГИПЕРССЫЛКА(ссылка; [текст ссылки])
Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов
Здесь все просто — чтобы что-то убрать, нужно выделить это и нажать «Удалить столбцы» или «Удалить строки». По аналогии можно их скрыть или очистить от данных.
Условное форматирование
С помощью форматирования можно изменить то, как выглядят ячейки: шрифт и его размер, выравнивание текста, цвет, заливку и т. д. Чтобы увидеть все возможности этого инструмента, перейдите в «Формат» на панели инструментов и настройте внешний вид данных.
Условное форматирование помогает быстро найти ячейки с нужными вам данными. Например, если в ячейке есть фраза «КУПЛЕНО», то в ней изменится цвет заливки,
Создание диаграмм и графиков
В таблице можно не только показывать данные, но и визуализировать их — с диаграммами и графиками. Чтобы их построить прямо в таблице, перейдите в «Вставка» на панели инструментов и выберите «Диаграмма».
В редакторе диаграммы настройте данные: выберите тип, диапазон и т. д.
Удаление и восстановление таблицы
Чтобы удалить таблицу, нужно перейти в «Файл» → «Удалить». После этого таблица переместится в корзину и будет там храниться в течение 30 дней. После этого периода восстановить ее будет невозможно.
Работа с функциями и формулами в Google-таблицах
Функции и формулы в гугл-таблицах полностью соответствуют тем, что есть в Microsoft Excel.
Посмотреть все функции гугл-таблицы можно в «Справке» на панели инструментов. Все функции и формулы образуются по схеме:
поставить в ячейку =
вбить название функции СУММ, СУММЕСЛИ, СРЗНАЧ, как только вы будете вбивать первые буквы функции — таблица сама предложит вам подходящую формулу
ввести данные по формуле
нажать Enter
В функции =СУММ, например, можно указать как диапазон — через двоеточие, так и ячейки по-отдельности — через точку с запятой в формуле.
Горячие клавиши
Ускорить работу с таблицами помогут горячие клавиши. Собрали популярные из них в таблице.
Сочетание клавиш | Действие |
|---|---|
Shift + пробел | Выделение строки |
Ctrl + пробел | Выделение столбца |
Home | Возвращение в начало строки |
Ctrl + Home | Возвращение в начало листа |
Ctrl + A | Выделение всей таблицы |
Ctrl + K | Добавление ссылки |
Ctrl + C | Копирование диапазона |
Ctrl + V | Вставка диапазона |
Ctrl + X | Вырезание диапазона |
Ctrl + Backspace | Переход к активной ячейке |
Совместная работа в Google Sheets
В гугл-таблице удобно работать вместе с другими пользователями — для этого нужно настроить совместный доступ. Чтобы это сделать, нажмите кнопку «Настройка доступа» в правом верхнем углу таблицы. Затем выберите права, которые получит пользователь, перейдя по ссылке.
«Читатель» — с таким доступом можно только просматривать данные.
«Комментатор» — смотреть и комментировать.
«Редактор» — вносить изменения в документ.
Поздравляем: теперь вы знаете, как работать с гугл-таблицами с нуля. Глубже погрузиться в тему поможет мини-курс от онлайн-школы ProductStar «Google Sheets». На обучении вы освоите принцип работы с функциями и диапазонами — от простых до ВПР и массивов, а также научитесь грамотно визуализировать данные. Первый шаг сделан — дело за следующим!
