Как построить диаграмму Ганта в Excel?

Диаграмма Ганта — это горизонтальная полосовая диаграмма, которая показывает, какие задачи есть в проекте и сколько времени займет каждая. Этот метод получил широкое распространение благодаря Генри Ганту на заре XX столетия. С тех пор диаграмма остается одним из самых востребованных инструментов в управлении проектами.

По вертикали — слева на диаграмме — расположен список активностей или задач, запланированных в рамках проекта. На горизонтальной шкале сверху или снизу отображены временные интервалы — дни, недели, месяцы. Полосы на графике — это отдельные задачи: левый край отрезка указывает на старт задачи, правый — на финиш, а его длина — предполагаемая продолжительность.

График Ганта помогает увидеть весь проект целиком: какие задачи есть, когда они начинаются и заканчиваются, где возможны задержки. Он позволяет отслеживать прогресс, находить критически важные этапы и вовремя замечать узкие места. Такая визуализация облегчает общение внутри команды и с заказчиком — все видят, что происходит.

Несмотря на отсутствие в Excel выделенной опции «Сделать диаграмму Ганта», ее несложно воссоздать, применяя базовый тип графика «Линейчатая с накоплением» и небольшой трюк.

Исходным пунктом служит таблица с информацией о задачах. Сформируйте в Excel таблицу, содержащую по меньшей мере три колонки: «Задача» (наименование), «Дата старта» (планируемая дата начала) и «Длительность» (продолжительность в днях).

Выделите исключительно колонки «Дата старта» и «Длительность» вместе с их числовыми значениями. И активируйте вкладку «Вставка» (Insert).

В секции «Диаграммы» (Charts) нажмите на пиктограмму «Линейчатая диаграмма» (Bar Chart). В раскрывшемся списке остановите выбор на типе «Линейчатая с накоплением» (Stacked Bar). На экране появится график, пока еще мало напоминающий итоговый результат — это ожидаемо.

Щелкните правой клавишей мыши по области построения диаграммы. Активируйте команду «Выбрать данные...» (Select Data...). В появившемся диалоговом окне «Выбор источника данных» (Select Data Source) найдите секцию «Подписи горизонтальной оси (категории)» (Horizontal (Category) Axis Labels). Воспользуйтесь кнопкой «Изменить» (Edit).

В окне «Подписи оси» (Axis Labels) укажите диапазон ячеек с наименованиями ваших задач. Подтвердите действия кнопкой «ОК» во всех активных окнах. В результате слева на диаграмме вместо порядковых номеров отобразятся названия задач.

На данном этапе видны цветные сегменты, сформированные из двух секций: одна (например, синяя) соответствует «Дате старта», другая (оранжевая) – «Длительности». Наша задача — скрыть синие сегменты.

Щелкните левой кнопкой мыши на любой из синих сегментов, относящихся к «Дате старта». Проверьте, что выделение затронуло все синие элементы ряда. Щелкните по нему правой клавишей мыши. Откройте «Формат ряда данных...» (Format Data Series...). На отобразившейся справа панели «Формат ряда данных» активируйте раздел «Заливка и границы» (Fill & Line).

• Для параметра «Заливка» (Fill) установите «Нет заливки» (No fill).
• Для параметра «Граница» (Border) укажите «Нет линий» (No line).

Исходные сегменты станут невидимыми, останутся только вторые сегменты, визуально представляющие собой полосы задач. Можно обнаружить, что порядок задач на диаграмме инвертирован относительно таблицы. Скорректируем это.

Выделите вертикальную ось с названиями задач, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Щелкните по выделенной оси правой кнопкой мыши. Запустите «Формат оси...» (Format Axis...). В секции «Параметры оси» (Axis Options) найдите и активируйте опцию «Обратный порядок категорий» (Categories in reverse order).

Теперь задачи следуют в том же порядке, что и в вашей исходной таблице.

Теперь сделаем нашу диаграмму более читаемой и профессиональной. Для начала настроим временную шкалу. Щелкните правой кнопкой мыши по горизонтальной оси с датами и откройте «Формат оси...».

В секции «Границы» (Bounds) задайте минимальное значение (Minimum), соответствующее стартовой дате всего проекта или немного раньше. Это ликвидирует незанятое поле слева. Аналогично можно определить максимальное значение (Maximum) для фиксации конечной точки оси. Excel использует числовое представление дат, поэтому может потребоваться ввести дату начала как число или скопировать значение из ячейки.

В блоке «Единицы» (Units) отрегулируйте основные (Major) и промежуточные (Minor) интервалы. Например, основные — каждые семь дней для недельных отметок, промежуточные — каждый день.

В секции «Число» (Number) выберите желаемый формат представления дат. Избавьтесь от легенды — обычно это блок с надписью «Длительность», выделив ее и использовав клавишу Delete. Присвойте диаграмме информативный заголовок, отредактировав стандартное название «Название диаграммы» (Chart Title).

Для стилизации полос задач выделите одну из видимых полос, например, оранжевых. Через правый клик откройте «Формат ряда данных...». В разделе «Заливка и границы» доступна смена цвета заливки (Fill) и добавление контура (Border) для лучшей визуальной очерченности полос.

Если вы нуждаетесь в более расширенном функционале, чем при ручном создании диаграмм или хотите сэкономить время, Excel предлагает воспользоваться готовыми шаблонами диаграмм Ганта.

Запустите Excel, выберите меню «Файл» (File) → «Создать» (New). В поле поиска шаблонов сверху наберите «Диаграмма Ганта» и подтвердите ввод (Enter). Программа отобразит доступные встроенные варианты. Подберите наиболее соответствующий вашим требованиям и кликните «Создать» (Create).

Преимущество шаблонов в том, что отпадает необходимость конструирования с чистого листа. Они отличаются выверенным визуальным оформлением и цветовыми решениями. Некоторые из них включают автоматизированные вычисления дат завершения, трекинг процентов выполнения, маркировку критического пути, условное форматирование для индикации статуса задач.

Кроме стандартных предложений, в интернете можно найти бесплатные и коммерческие шаблоны диаграмм Ганта для Excel. Они разработаны энтузиастами или компаниями и предоставляют больше возможностей. Однако будьте аккуратны при загрузке файлов из неверифицированных источников.

Диаграмма Ганта — это гибкий инструмент, который применяют во многих областях: не только в корпоративном проектном менеджменте. В управлении IT-проектами она может пригодится для структурирования этапов: анализа, проектирования, написания кода, тестирования, внедрения.

В строительстве диаграмму используют для мониторинга работ: начиная с получения разрешительной документации и подготовки участка, до возведения несущих конструкций и финишной отделки.

В маркетинге диаграмма нужна для планирования кампаний: исследования рынка, разработки рекламных материалов, запуска на различных платформах, анализа эффективности.

Диаграмму также часто применяют для организации мероприятий: в ней фиксируют такие аспекты, как аренда площадки, работа со спикерами/артистами, продажа билетов, логистика, координация в день проведения.

Блогеры могут использовать диаграмму для планирования цикла создания контента: подбора тем, написания сценариев/текстов, съемки/записи, монтажа, публикации, продвижения.

Диаграмма будет полезна и для работы с личными проектами: ремонт жилья, написание дипломной или курсовой работы, процесс поиска новой работы.

А в малом бизнесе диаграмма пригодится для запуска новых направлений: открытия интернет-магазина, производственной линии, точки общепита.