После нескольких лет полной удаленки многие компании приняли решение вернуть сотрудников в офис. Но частично, лишь на несколько дней в неделю. Почему это произошло и в чем выгода для компаний? Сегодня поговорим о гибридном формате работе, какие у него есть плюсы и минусы и как бизнесу перейти на этот формат.
Что такое гибридный формат
Гибридный график работы — это формат трудоустройства, при котором сотрудник чередует по договоренности с работодателем дни онлайн- и офлайн-работы.
Особенности гибридного графика
Главная особенность такого графика состоит в том, что гибридный режим работы можно организовать любым удобным способом.
Можно установить два обязательных дня в неделю в офисе для всех сотрудников, а можно подобрать индивидуальный график для каждого. Также есть возможность установить минимальное количество дней в месяц, которые нужно проводить в офисе, а работники самостоятельно спланируют, в какие дни им приходить.
Так сотрудникам разрешается приходить в офис только по необходимости — например, если нужна подпись или личная встреча с коллегами.
Гибридный режим также помогает сотруднику гибко настроить расписание работы. В дни удаленной занятости можно работать из дома, кафе, дачи или любого другого места, где есть интернет и возможность зарядить ноутбук. Еще на удаленной работе можно гибко распоряжаться временем работы — многие задачи можно закрыть за пару часов, когда как в офисе пришлось бы сидеть положенные восемь.
Другая важная особенность работы при комбинированном графике работы — это наладить слаженный процесс взаимодействия между членами команды. Для этого придется адаптировать офисное пространство и прокачать навыки координации офлайн- и онлайн-сотрудников.
Для слаженной работы можно переоформить стандартный офис под open space-пространство — таким образом получится освободить зоны для нетворкинга и индивидуальной занятости.
А чтобы организовать и синхронизировать рабочие процессы онлайн и офлайн, менеджерам нужно освоить программы по удаленной работе — например, Zoom для созвонов и Kaiten для распределения задач.
Гибридная форма работы подойдет:
IT-компаниям;
SMM-агентствам;
PR-агентствам;
онлайн-школам.
А также дизайнерам, программистам, копирайтерам и другим фрилансерам, которым необязательно присутствовать лично в офисе для выполнения задач.
Плюсы гибридного формата работы
У формата распределенной команды есть свои плюсы — перечислим основные из них.
Для сотрудников — им получается достичь work-life balance без выгорания и прокрастинации. Формат работы гибрид помогает отдохнуть от коллег и рабочей суеты дома, в кафе или на природе, при этом не теряя социальных связей.
За счет гибкости рабочего графика сотрудники меньше выгорают — в дни «удаленной работы» высыпаются, не тратят время на утренние сборы и дорогу, экономят деньги на проезд и обеды. Также сотрудники могут «сменить обстановку» и уехать куда-то на небольшие каникулы, чтобы прийти в офис с новыми силами. Еще комбинированный график позволяет коллегам больше проводить время с семьей и не запускать домашние дела, не пропускать походы к врачам и оперативно решать другие бытовые вопросы.
Для работодателей — это экономия на ресурсах. При гибриде расходы на коммуналку, аренду, канцелярские товары и другие затраты значительно снижаются. Также сотрудники становятся более лояльными, а текучки кадров нет.
Минусы и сложности гибридного формата
Гибридный формат также имеет и минусы — расскажем о них подробнее.
Для сотрудников — это плавающий график. Некоторым работникам сложно поддерживать продуктивный ритм работы, и они могут начать прокрастинировать. Также некоторым сотрудникам важно чувствовать себя частью команды и постоянно присутствовать в офисе.
Для работодателей — это сниженный контроль над сотрудниками. При нескольких рабочих днях вне офисной занятости может пострадать продуктивность команды, а еще не все задачи удобно обсуждать онлайн. Также при свободном графике всей команды будет сложнее организовать и планировать совместные встречи. А еще при переходе на гибридный график работы придется покупать расширенные версии онлайн-платформ и обучать команду пользоваться ими, а это дополнительная нагрузка на бухгалтерию и HR-отдел.
Как перейти на гибридный формат работы
Чтобы работодателям перейти на график работы гибрид и не потерять контроль над сотрудниками, нужно пройти несколько этапов.
1 этап — зафиксируйте правила посещения офиса. С каждым сотрудником решите, каким будет график работы — как показывает практика, самый распространенный вариант это три дня на удаленке, два дня в офисе. Обговорите все возможные нюансы сотрудничества — через какие платформы будете держать связь, как распределять задачи, каким будет график работы вне офиса и что делать при форс-мажорах.
Чтобы эффективно управлять командой при любых обстоятельствах, рекомендуем пройти курс от ProductStar «Руководитель. Эффективное управление». В процессе обучения можно прокачать навыки делегирования задач, выстраивания стратегий, развития сотрудников и масштабирования бизнеса — всего того, без чего не получится полноценно выстроить комбинированный режим работы.
2 этап — оформите документы. На основе договоренностей составьте вместе с сотрудником, бухгалтером и HR трудовой договор или дополнение к нему, а также разработайте приказ о новом режиме работы. Чтобы узнать, как прописать гибридный формат работы в трудовом договоре, посмотрите шаблоны трудового договора и приказа в интернете — известные компании часто размещают примеры в открытом доступе.
3 этап — подготовьте офис и технику под новый формат работы. Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить работников необходимым оборудованием — это могут быть компьютеры, гарнитура, документация и т. д. Если у сотрудника нет своего ноутбука или других инструментов, то руководитель должен их выдать. Если у сотрудника есть все необходимое и проблем с безопасностью и доступами нет, то можно пользоваться домашней техникой.
В офисе должны быть как индивидуальные рабочие места, так и переговорки для всей команды — таким образом получится синхронизировать усилия офлайн и онлайн команд.
4 этап — освойте инструменты удаленной работы. Найдите платформы, с помощью которых будете проводить созвоны, создавать базы данных, отслеживать выполнение задач и регистрировать заявки от клиентов. Это могут быть как отдельные сервисы — Zoom, Telegram, Miro, Trello и т. п., так и большие CRM в формате «все в одном» по типу Битрикс24.
5 этап — определите, как будет оцениваться работа онлайн. Зафиксируйте устно и в договоре показатели, по которым будете отслеживать эффективность онлайн-работы — какие должны быть достигнуты показатели KPI, ROI и другие метрики.
Еще один важный момент — это время ответа на сообщения. Если вам важно, чтобы сотрудник отвечал в течение часа, об этом нужно сразу предупредить. В иных случаях работодатели говорят о том, что нужно «быть на связи» в условно рабочее время — например, с 10 до 19 часов. Таким образом получится избежать потери контроля над сотрудниками и держать команду в тонусе.
Практические советы по организации гибридной работы
В теории кажется, что организовать гибридный график работы легко, но перед этим нужно хорошо подготовиться. Ниже дадим несколько важных практических советов, без которых не обойтись.
Узнайте, готова ли команда к переходу на комбинированный формат работы. Можно провести анонимное голосование, чтобы понять, хотят ли сотрудники переходить на удаленку. Либо провести открытый опрос, кто хотел бы перейти на комбинированный вариант работы и перевести только их. У сотрудников, готовых на гибрид, нужно уточнить желаемые графики работы, уровень технической подготовки, установить правила по отчетности, подписать документы.
Составьте базу данных или гайд для тех, кто хочет перейти на гибридный формат работы. Для сотрудников нужно создать свод правил, которым нужно следовать на онлайн-работе — какое оборудование нужно, какие понадобятся программы, какие должны соблюдаться нормы общения и т. д. Если работник не знает, как пользоваться CRM, нужно составить понятную инструкцию со скриншотами и записями экрана. Также нужно не забывать про онлайн-курсы и семинары — например, о том, как эффективно работать из дома и не впадать в прокрастинацию.
Не забывайте про совместные офлайн-встречи и активности. Когда часть сотрудников работает офлайн, а другая — онлайн, может сложиться ощущение разобщенности команды. Поэтому очень важно проводить совместные офлайн-встречи и мероприятия по сплочению коллектива. Например, посещения конференций, проведение корпоративов, тимбилдингов и т. д.
Примеры компаний с гибридным режимом
Приведем пару примеров реальных кейсов компаний, которые перешли на гибридный график работы.
Яндекс — это компания, которая активно практикует гибридный режим работы. Из офиса нужно работать 2-3 раза в неделю, причем это можно делать в любом филиале компании — в РФ и за рубежом. Таким образом получается сохранить привычный образ жизни удаленщика — в том числе за границей, потому что офисы находятся более чем в 20 городах мира от Китая до Нидерландов.
В Microsoft сотрудникам разрешают работать из дома менее 50% рабочей недели или по согласованию с руководителем. Также есть возможность приходить в офисы и иногда пользоваться ими у тех, кто полностью перешел на удаленку. Microsoft полностью покрывает расходы на переход на гибридный график и предоставляет оборудование для работы из дома. Таким образом получается достичь баланса между офисом и домом и работать максимально эффективно.
Заключение
Комбинированный формат работы — это новый стандарт занятости, при котором сотрудник и работодатель договариваются о том, сколько дней в неделю можно работать из дома, а сколько — из офиса.
Важно закрепить эти договоренности официально под подпись сотрудника. Таким образом получится высвободить ресурсы на масштабирование бизнеса, добиться лояльности подчиненных и при этом не потерять дисциплину и контроль над ними.
