5 минутВ общении через электронную почту важно не только грамотно составить письмо, но и правильно его завершить. Рассмотрим, зачем нужна электронная подпись в почте и как ее оформить.
Что такое электронная подпись в электронной почте и зачем она нужна
Подпись в электронном письме — это автоматический текстовый блок, которым обычно завершают письмо. В нее включают имя, должность, контактные данные, ссылки на сайт или соцсети. Хорошо составленная электронная подпись помогает персонализировать общение и может стимулировать получателя к действию.
Подпись — важная часть коммуникации. Она позволяет лаконично завершить письмо, создать единый стиль общения, проявить вежливость к получателю. Также электронная подпись делает переход на другие каналы связи более удобным и помогает побудить получателя письма к действию — например, подписаться на рассылку.
Не стоит путать подпись в электронной почте с электронной цифровой подписью (ЭЦП). ЭЦП заменяет личную подпись человека в электронном документообороте и имеет юридическую силу. А подпись в письме — это, по сути, визитка и способ красиво завершить сообщение.
Чем электронная подпись лучше обычной подписи в письме
Если в письме нет логичного завершения, это выглядит не только некрасиво, но и грубо. Создается впечатление, что вы не нашли времени попрощаться или не посчитали это важным. А когда получатель чувствует неуважение, он вряд ли захочет продолжать общение.
Конечно, вы можете набирать подпись каждый раз вручную, но это отнимает время и повышает риск ошибок. Обидно потерять клиента из-за опечатки в номере телефона. К тому же подписи, набранные вручную, редко выглядят единообразно и могут отличаться от фирменного стиля.
Поэтому во всех email-сервисах есть возможность создать электронную подпись, которая будет автоматически подставляться в исходящие письма. Многие сервисы позволяют создать несколько вариантов автоматической подписи, например, для корпоративной и личной переписки. В таком случае проверить подпись на ошибки нужно только один раз, при создании, и вся переписка будет выглядеть аккуратно.
Что должно быть в электронной подписи и как ее правильно оформить
Набор элементов подписи в электронном письме может меняться в зависимости от цели коммуникации или задач вашего бренда:
Имя и название компании. Это самая важная часть подписи. Получатель должен видеть, с кем именно общается. Если вы пишете от имени компании, укажите должность — так будет понятно, какими вопросами вы занимаетесь.
Контактные данные. Без них дальнейшая коммуникация будет под вопросом. В зависимости от ситуации это могут быть телефон, ссылки на соцсети или физический адрес.
Призыв к действию. Если вы приглашали на мероприятие, уместно напомнить об этом: «Увидимся на вебинаре!» или «До встречи 9 апреля».
Логотип или фотография. Логотип поддерживает фирменный стиль. Фото делает общение более личным, но это необязательно.
Не перегружайте подпись разными шрифтами и цветами. Выберите один-два хорошо читаемых шрифта и используйте их, например для разделения имени и должности. В email-коммуникации от лица компании или бренда логично использовать корпоративные цвета, чтобы сохранить единый стиль. В личной переписке — не больше трех цветов, и обязательно проверьте читаемость.
Подумайте об иерархии: важные элементы (имя, компания) можно выделить размером или цветом.Также подпись должна соответствовать стилю переписки. При неформальном общении уместно использовать уменьшительные имена и иконки соцсетей. При деловом — полные имена, обращение на «Вы», телефон и email.
Многие читают почту с телефона, поэтому стоит проверить, как подпись выглядит на маленьком экране. Просто отправьте тестовое письмо себе и посмотрите.
Как сделать подпись в электронной почте
Большинство email-платформ позволяют создать электронную подпись через меню настроек. Там вы сможете сделать несколько вариантов, выбрать шрифты и цвета, добавить логотип и ссылки, установить подпись по умолчанию. Во многих компаниях дизайн подписей предустановлен, и редактировать можно не все параметры.
Существуют отдельные сервисы для создания электронных подписей, например Hubspot Signature Generator или WiseStamp. Они дают больше дизайнерских возможностей: позволяют превратить ссылки на соцсети в красивые иконки, добавить в подпись плагины и баннеры. Там же можно найти шаблоны подписей под конкретную профессию.
Частые ошибки при создании электронной подписи
Неправильно оформленная подпись может не только испортить впечатление о вашем бренде, но и лишить вас потенциальных клиентов. Разберем самые частые ошибки при создании подписи в email.
Слишком длинная подпись. Если ваша подпись больше напоминает резюме, чем визитку, она не работает. Никто не хочет читать длинный список должностей и регалий. Оставьте только действительно важную информацию.
Нет контактной информации. Главная цель подписи — продолжить коммуникацию. Если вы не оставляете получателю возможности с вами связаться, вы теряете клиента.
Визуальный шум. Текст семью цветами радуги, каждая строчка новым шрифтом, куча дизайнерских элементов делают подпись похожей на кричащую листовку. Сделайте ее лаконичной и хорошо читаемой.
Битые ссылки. Проверяйте, чтобы вся информация в подписи была актуальной и работала. Если ссылки на соцсети ведут в никуда, а лендинги пустые, это создает ощущение хаоса и пренебрежения к получателю.
Подпись целиком в виде картинки. Получатели должны иметь возможность скопировать ваши контактные данные и кликнуть на ссылки. Текстовая часть обязательна.
Электронная подпись в email — это возможность продемонстрировать ваш бренд и укрепить отношения с потенциальными клиентами. Отнеситесь к ее созданию внимательно, и она будет работать на вас при каждом отправленном письме.
