Как планировать работу команды, чтобы не делать бесполезные вещи?

Impact mapping — графический метод обозначения границ проекта и быстрой связки глобальных бизнес-целей с конкретными методами реализации. Представляет собой ментальную карту (mind map).

Инструмент применяют на стадии стратегического планирования для координации работы всех отделов/сотрудников компании. Практика показывает, что применение такого, на первый взгляд, банального метода помогает повысить эффективность работы и на выходе получить качественный продукт.

Иногда простые решения приводят к великим результатам. Поэтому Impact mapping сегодня очень популярен. При составлении ментальной карты определяют степень влияния той или иной функции на успешность продукта. Для этого задают вопросы «зачем?», «кто?», «как?» и «почему?» и отвечают на них.

Есть заблуждение, что Impact mapping — это метод стратегического планирования или способ управления разработкой продукта. Таким определениям инструмент соответствует слабо. Скорее, это вспомогательный инструмент стратегического планирования, позволяющий взглянуть на объект с разных сторон.

Если сравнивать Impact mapping с другими методами планирования, можно выделить несколько ключевых преимуществ:

1. Сокращение расходов и издержек. Без четкого планирования команды тратят на работу много времени и денег и не получают ощутимого результата. Цель остается недостигнутой.

Распространенный пример — команда выполняет какие-то действия, не ведущие к увеличению прибыли или достижению других бизнес-целей. Никакой пользы (информации) не возникает, если не считать понимания того, что такое бесполезная деятельность для компании.

Нет ничего хуже для бизнеса, чем выполнение ни к чему не приводящей работы. Impact mapping используют для выполнение полезных действий и достижения бизнес-целей.

2. Прозрачность работы. Impact mapping помогает отслеживать затраты и процесс достижения целей. С помощью инструмента продакты и предприниматели смотрят, приближаются ли они к поставленным целям. Если проект не дает ощутимого результата, его прекращают, пока не закончились доступные ресурсы.

3. Быстрое применение. На составление Impact mapping даже при отсутствии опыта уходит до нескольких часов.

Для составления качественной карты собираются командой, обсуждают основные вопросы и визуально фиксируют полученные результаты. О лучших инструментах для создания Impact mapping расскажем далее в статье.

На построение карты уходит от 15 минут до нескольких часов в зависимости от сложности поставленной задачи. Далее подробно рассмотрим каждый этап составления Impact mapping. После изучения материала попробуйте подготовить свою первую карту и оцените положительное влияние на эффективность работы.

Цель (Зачем?)

Центральная часть карты — цель — должна отвечать на вопрос, зачем мы это делаем. Подразумевается бизнес-цель проекта, описывать сам продукт и его функции не нужно. Посмотрев на центральный сегмент карты, человек должен за несколько секунд понять, в чем заключается бизнес-ценность запланированного продукта (проекта/задачи и т.п.).

Казалось бы, постановка цели — очевидная вещь. Но практика показывает, что ее обычно формулируют недостаточно подробно и не доносят основные идеи до разработчиков. Поэтому последние не могут соотносить свою деятельность с итоговым результатом и эффективность работы снижается.

Посмотрите на службы спасения: в дороге на вызов они получают четкое описание ситуации, после чего руководство назначает конечную цель — то, что они должны сделать в итоге. Как вы думаете, ставя перед ними абстрактные цели, какова вероятность успешного выполнения операции?

Устанавливайте цели, соответствующие критериям SMART: они конкретны, измеримы, ориентированы на совершение конкретных действий, достижимы и ограничены во времени.

Например, поставим цель увеличить прибыль на 20% в 4 квартале. От нее будем строить дальнейшую карту.

Действующие лица (Кто?)

Второй уровень дает ответы сразу на несколько вопросов:

• на чье поведение хотим воздействовать?
  
  
• кто окажет положительный эффект?
  
  
• кто помешает в достижении цели?
  
  
• кто потребитель или пользователь продукта?
  
  
• на кого повлияет продукт?
  
  

Ответы на эти вопросы — список действующих лиц, которые способны повлиять на достижение поставленной цели.

Если говорить проще, определяем целевую аудиторию и стейкхолдеров и пытаемся спрогнозировать, кто поможет, а кто помешает. Эти люди — действующие лицы проекта. Учитывайте их мнение и вкусы в работе и предугадывайте поведение. Постарайтесь определить всех действующих лиц и избегайте общих терминов.

Вот несколько примеров:

• Вася Иванов из отдела продаж;
  
  
• пользователи от 25 до 34 лет, которые пользуются продуктом со смартфона;
  
  
• сотрудник Apple, который проверяет приложения перед публикацией в App Store.
  

После определения действующих лиц Impact mapping должна выглядеть примерно так, как на изображении выше. Советуем помечать блоки каждого этапа разными цветами для упрощения ориентации по карте. Например, главный блок — цель — отмечен зеленым цветом, действующие лица — лазурным и т.д.

Влияния (Как?)

На этом этапе соотнесите действующих лиц с поставленной бизнес-целью. Получите ответы на следующие вопросы:

• как должно измениться поведение действующих лиц?
  
  
• как они помогут достигнуть цели?
  
  
• как они будут препятствовать достижению цели?
  

Ответы на эти вопросы — список влияний. Стремитесь их осуществить для достижения поставленной цели.

Для каждого действующего лица опишите, чем будущее поведение должно отличаться от текущего. В нашем случае, когда стоит цель по увеличению прибыли на 20%, есть смысл описать влияние для маркетолога: делать более эффективные и креативные рекламные кампании.

Распространенная ошибка продактов на этом этапе — перечисление всех возможных требований действующих лиц. Так делать не нужно, концентрируйтесь на том, что действительно поможет приблизиться к цели.

Список влияний — это не список функциональных возможностей будущего продукта. Не описывайте «программистские» идеи, фокусируйтесь на конечной бизнес-цели.

Вот несколько примеров влияний:

• возможность покупки товара без звонка в колл-центр;
  
  
• повышение скорости работы интернет-магазина.
  
  

Для примера на изображении выше расписаны влияния для некоторых действующих лиц. Обратите внимание, что положительные влияния для удобства восприятия помечены зеленым цветом, а негативные — красным. Рекомендуем оформлять карты с аналогичной палитрой. Тогда она легко воспринимается всеми сотрудниками.

Поставляемый функционал (Что?)

Последний этап составления Impact mapping — поставляемый функционал. Другими словами, что необходимо сделать для достижения указанных на предыдущей стадии влияний. С помощью этого функционал соотносится с запланированной бизнес-целью.

Но почему бы просто не составить список функционала, который поможет увеличить продажи на 20% в 4 квартале? Потому что простой список не позволит объективно приоритезировать перечисленные функции. На карте все функции имеют четкие границы и создается понимание, что нужно реализовать в первую очередь.

Наравне с этим легко понять, от какого функционала следует отказаться, не тратить на его реализацию время и ресурсы.

Несколько примеров поставляемого функционала:

• оптимизация скриптов для продажников;
  
  
• перезаключение договоров с поставщиками;
  
  
• добавление новых товаров в интернет-магазин.
  

На изображении выше — пример отработки влияний для поставщиков. Если аналогичным образом сделать для каждого влияния, появится представление о наиболее приоритетных задачах. От этого можно отталкиваться при планировании дальнейшей работы.

Создать Impact mapping можно вручную на доске стандартного размера. Ее помещают в переговорной, чтобы у каждого сотрудника был доступ. Но эффективнее использовать специальный софт, упрощающий составление карты:

1. UXPressia. Платный продукт. Помогает в составлении карты с четким обозначением бизнес-цели, действующих лиц и оказываемых ими влияний. Интерфейс на английском языке. Доступна бесплатная версия для ознакомления: в рамках нее возможно составление Impact mapping с одним действующим лицом.

Платная версия позволяет делать любое количество карт с множеством действующих лиц. Результат можно экспортировать в PNG или PDF для отправки по электронной почте или в мессенджерах.

2. SpecLog. Платный продукт. В отличие от первого сервиса, для работы этой платформы необходима установка дополнительного программного обеспечения на ПК. Это позволяет связывать Impact mapping с беклогом продукта и story maps.

Для новых пользователей доступен 30-дневный бесплатный период для ознакомления с инструментом. После окончания триал-версии клиент ежемесячно платит в соответствии с выбранным тарифным планом.

3. MindMup. Условно-бесплатный продукт. Популярный инструмент для создания диаграмм связей и схем. За счет интуитивно понятного интерфейса — хороший вариант для создания первой карты. Готовую Impact mapping можно экспортировать в формате PDF. Также доступно добавление картинок, файлов, шрифтов, стилей и многого другого.

Бесплатная версия продукта позволяет создавать карты размером до 100 Кб и хранить в облаке до 6 месяцев. При этом созданные документы хранятся в публичном доступе. Соответственно платная версия эти ограничения снимает и позволяет устанавливать запрет на просмотр документа всеми желающими.

Примеры Impact mapping для этой статьи создавались в последнем сервисе.

Среди других полезных инструментов можно выделить:

• XMind: для macOS, Windows, Linux и iOS;
  
  
• MindMeister: для веб, iOS и Android;
  
  
• MindManager: для macOS и Windows;
  
  
• iMindMap: для macOS, Windows и iOS;
  
  
• The Brain: для macOS, Windows, iOS и Android.
  
  

Попробуйте все описанные инструменты в работе, чтобы определить для себя наиболее удобный. Советуем пользоваться платными версиями, если планируете часто использовать Impact mapping в работе. Тогда сможете получить максимальную пользу от использования инструмента.

Есть несколько распространенных ошибок, которые допускают новички при составлении Impact mapping:

1. Задействовано много сотрудников. Если задействовать в одном проекте много человек, высока вероятность запутаться и не добиться поставленной цели. Оптимальный состав: до 12 человек (для крупных проектов до 20).
   
   
2. Выбраны неправильные специалисты. Определение неподходящего состава приводит к невозможности реализации задачи. Оптимальный вариант — равное соотношение технических специалистов и лиц, принимающих решения (ЛПР).
   
   
3. Неудобное планирование переговоров. Любые действия требуют переговоров между участниками. Во-первых, поместите Impact mapping в доступном всем месте (например, в переговорной). Во-вторых, наладьте простой и удобный контакт между участниками (например, общий чат в мессенджере).
   
   
4. Не критикуйте идеи раньше времени. Во время дивергентной фазы (творческой, когда генерируются идеи) не критикуйте предложенные варианты. Отказываться от них можно после проведения анализа и минимального тестирования. Если это сделать рано, люди закроются и не реализуют свой потенциал на 100%.
   
   
5. Обсуждайте правильно. Обсуждение результатов — хороший метод анализа. Это можно осуществлять в формате World cafe (метод обсуждений в непринужденной и открытой атмосфере, будто в простом кафе) или любом другом. Обсуждения не должны проводиться в большой группе с одним лидером мнений.
   
   
6. Рассмотрение деталей на ранней стадии. Старт работы замедляет обсуждение мельчайших подробностей. На первом этапе достаточно обсудить основные моменты, а уже после переходить к планированию деталей.
   
   

Если хотите получить хороший результат, то не:

• перепрыгивайте через уровни;
  
  
• формулируйте цели без конкретных параметров;
  
  
• указывайте нереалистичные цели;
  
  
• забывайте о негативных влияниях;
  
  
• обсуждайте роли и влияния мало способствующие достижению бизнес-целей;
  
  
• забывайте про альтернативные методы решения задач;
  
  
• формируйте огромное количество целей: фокус будет размыт.
  
  

Избегайте ошибок и не делайте того, чего нельзя. Опытные специалисты пришли к этим выводам за несколько лет использования Impact mapping, потеряли много ресурсов и времени. У вас есть возможность научиться на чужих ошибках и сэкономить массу часов рабочего времени.

Прочитав эту статью от начала и до конца, вы узнали, что такое Impact mapping и какую пользу приносит, как и с помощью каких инструментов составляется. Обратите внимание на распространенные ошибки, которые обычно допускают новички при составлении первых карт. Избежав их, вы сэкономите массу времени и ресурсов на выполнение работы, не приносящей ценных результатов.